TL;DR
- Vrai coût SaaS = abonnements + intégrations + travail manuel + coût d'opportunité (souvent 3-5x le prix affiché)
- La consolidation fait du sens quand stack >50 000$/an + travail manuel significatif
- Trois approches : remplacement complet, consolidation progressive, couche d'intégration
- Break-even typique : 12-24 mois pour système custom bien conçu
- Certains SaaS méritent d'être gardés (communication, outils spécialisés peu coûteux)
Les 214 400$ Qu'on Ne Voit Pas
Une entreprise de services de 85 employés utilisait 14 outils SaaS :
- Salesforce CRM (18 000$/an)
- Asana projet (9 600$/an)
- Harvest time tracking (4 800$/an)
- QuickBooks facturation (2 400$/an)
- Slack (7 200$/an)
- Google Workspace (10 200$/an)
- Notion (6 000$/an)
- Zapier (6 000$/an)
- DocuSign, Calendly, autres (4 200$/an)
Coût visible des abonnements : 68 400$.
Mais le vrai coût était ailleurs.
8 employés passaient 5h/semaine à copier des données de Harvest vers Salesforce, exporter des rapports pour réconciliation manuelle, gérer les Zaps qui brisaient, vérifier la cohérence entre systèmes.
5h × 8 employés × 50$/h × 52 semaines = 104 000$/an en travail manuel.
Zapier + connecteurs + maintenance = 12 000$/an.
Coût d'opportunité (décisions retardées, friction, frustration) = 30 000$/an.
Coût réel total : 214 400$/an.
Ils ont consolidé 7 outils en un système custom pour 95 000$. Opération : 15 000$/an.
Économie année 1 : 104 400$. Économie récurrente : 199 400$/an.
Le SaaS n'est pas mauvais. Mais le sprawl SaaS non contrôlé est un gouffre invisible.
Le Vrai Coût du SaaS Sprawl
Coûts Visibles (40%)
- Abonnements : Le prix affiché (souvent "négocié" avec 10-20% de rabais)
- Licences par utilisateur : 10 devient 45 quand l'équipe grandit
- Augmentations annuelles : 10-30%/an. Vous n'avez aucun leverage.
- Add-ons premium : Les features utiles sont toujours dans le tier supérieur
Coûts Cachés (60%)
1. Gestion et administration
- Utilisateurs sur 10+ plateformes (onboarding, offboarding, permissions)
- Renouvellements et "négociations" annuelles
- Formation sur multiples interfaces
- Support avec multiples vendors
2. Intégration
- Zapier/Make : 200-1 000$/mois
- Maintenance des automations qui brisent
- Développement custom pour connecter les outils récalcitrants
3. Travail manuel (le plus gros)
- Copier-coller quotidien entre systèmes
- Vérification de cohérence des données
- Correction des erreurs de sync
- Rapports consolidés manuels
4. Coût d'opportunité
- Décisions retardées par manque de vue unifiée
- Friction constante
- Frustration équipe (turnover, moral)
- Workflows impossibles à personnaliser
5. Risques
- Dépendance aux roadmaps vendors
- Données dispersées
- Risque shutdown/acquisition
- Limites d'API
La Formule
Coût Réel = Abonnements + Intégrations + Travail manuel + Opportunité
Exemple
| Catégorie | Coût Annuel |
|---|---|
| Abonnements | 45 000$ |
| Zapier + maintenance | 8 400$ |
| Travail manuel (5 × 4h/sem × 45$) | 46 800$ |
| Opportunité | 20 000$ |
| Total | 120 200$/an |
Le stack qui semblait coûter 45 000$ coûte 120 200$.
Signaux de Consolidation
Signaux Rouges (Consolidation rentable)
- >50 000$/an en SaaS pour outils qui font des choses similaires
- >5h/semaine à transférer des données entre systèmes
- >5 intégrations Zapier qui brisent régulièrement
- <50% des fonctionnalités utilisées (vous payez Enterprise, utilisez Basic)
- Workflows uniques non supportés → contournements constants
- Licences fantômes sur plusieurs plateformes
- Augmentations >15%/an sans valeur ajoutée
- Impossible d'avoir une vue unifiée sans exports manuels
- Quelqu'un à temps plein gère les intégrations
- Décisions ralenties car info dispersée dans 8 systèmes
Signaux Jaunes (Évaluer)
- 30 000-50 000$/an en SaaS
- Plaintes occasionnelles
- 60-70% des fonctionnalités utilisées
- Intégrations fragiles mais fonctionnelles
Signaux Verts (Gardez votre SaaS)
- <20 000$/an total
- Intégrations naturelles
- Équipe productive et satisfaite
- Workflows standards bien supportés
- Peu de travail manuel
Checklist Rapide
Comptez vos "oui" :
- Dépenses >50 000$/an
- Plus de 10 outils
-
5h/semaine transfert de données
-
5 Zaps qui brisent régulièrement
- <50% features utilisées
- Augmentations >15%/an
- Rapports consolidés = travail manuel
- Frustration régulière de l'équipe
- Workarounds constants
- Quelqu'un gère les intégrations à temps significatif
Score : 0-2 = OK | 3-5 = Évaluer | 6-10 = Consolidation rentable
Les Trois Approches
1. Remplacement Complet
Remplacer tous (ou la majorité) des outils par un système custom intégré.
Avantages :
- Système adapté à vos processus
- Intégration native—pas de Zapier
- Coût prévisible (pas de surprises de prix)
- Propriété complète
- Évolution selon vos besoins
Inconvénients :
- Investissement : 75 000-250 000$
- Développement : 3-9 mois
- Maintenance continue
- Besoin de partenaire fiable
Quand : Stack >60 000$/an (coût réel), processus uniques, budget initial disponible, ROI 18-30 mois acceptable.
Exemple : Manufacturier 90 personnes → Salesforce + Asana + 5 autres → ERP custom léger.
- Dev : 145 000$ | Opération : 18 000$/an
- Ancien coût : 98 000$/an
- ROI : 22 mois | Économie 5 ans : 255 000$
2. Consolidation Progressive
Remplacer progressivement les outils problématiques, garder ceux qui fonctionnent.
Avantages :
- Risque réparti
- Investissement étalé
- Validation du ROI avant d'aller plus loin
- Opérations continues
- Flexibilité d'ajuster
Inconvénients :
- Plus long (12-36 mois)
- Maintien temporaire de certaines intégrations
- Peut coûter plus cher au total
Priorisation :
Remplacez d'abord : Les plus chers, les plus de friction, les plus de travail manuel, les moins bien intégrés.
Gardez : Les <1 000$/an, ceux qui fonctionnent bien, ceux qui évoluent rapidement.
Exemple : Agence marketing, deux phases :
- Phase 1 : Time tracking + facturation + reporting → 45 000$ / 24 000$ économie/an
- Phase 2 : CRM custom → 55 000$ / 18 000$ économie/an
- Gardé : Slack, Google Workspace, Figma
- Total : 100 000$ investi | 42 000$/an économie | ROI : 28 mois
3. Couche d'Intégration
Garder les SaaS existants, construire un hub d'intégration custom.
Avantages :
- Investissement le plus bas : 20 000-60 000$
- Pas de changement d'outils
- Élimine le travail manuel
- Vue unifiée via dashboard
- Rapide : 6-12 semaines
Inconvénients :
- Ne réduit pas les abonnements
- Toujours dépendant des APIs vendors
- Ne résout pas la sous-utilisation
Quand : Outils bons mais mal connectés, problème = travail manuel pas coût, budget limité, étape transitoire.
Exemple : Entreprise service → 6 SaaS gardés + hub d'intégration.
- 35 000$ + 400$/mois | N'a pas réduit les SaaS (58 000$/an)
- Mais économisé 18h/semaine = 46 800$/an | ROI : 9 mois
Comparatif
| Complet | Progressif | Hub | |
|---|---|---|---|
| Investissement | 75-250K$ | 40-150K$ (étalé) | 20-60K$ |
| Coût annuel après | 10-30K$ | 15-40K$ | SaaS + 5-15K$ |
| Timeline | 3-9 mois | 12-36 mois | 6-12 sem |
| Réduction abonnements | 70-90% | 40-60% | 0% |
| Disruption | Moyenne | Faible | Nulle |
Calcul du ROI
Étape 1 : Coût Actuel Total
Abonnements + Intégrations + Travail manuel + Opportunité
Étape 2 : Coût Custom
- Développement : 50 000-200 000$
- Opération annuelle : 5 000-25 000$/an
- Évolutions : 10 000-30 000$/an
Étape 3 : Break-Even
Économie annuelle = Coût Actuel - Coût Années 2+
Break-even = Dev Initial ÷ (Économie ÷ 12)
Exemple
Actuel :
- Abonnements : 58 000$/an
- Zapier + maintenance : 12 000$/an
- Travail manuel : 49 920$/an
- Opportunité : 15 000$/an
- Total : 134 920$/an
Custom :
- Développement : 115 000$
- Opération : 15 000$/an
- Évolutions : 18 000$/an
- Année 1 : 148 000$ | Années 2+ : 33 000$/an
Calcul :
- Économie annuelle : 134 920$ - 33 000$ = 101 920$/an
- Break-even : 13.5 mois
- Après 3 ans : 190 760$ économisés
Règles
- <18 mois : Forte justification, foncez
- 18-30 mois : Justifiable selon contexte
- >30 mois : Gardez probablement votre SaaS
Garder vs. Remplacer
Gardez en SaaS
Communication de base : Email, chat, visio. Commodités. Pas de valeur à reconstruire.
Outils hautement spécialisés : Comptabilité, RH/paie, compliance. Complexité et risque trop élevés.
Peu coûteux et bien intégrés : <500$/an, équipe satisfaite. ROI de remplacement trop faible.
Remplacez
Workflows métier core : CRM si processus uniques, gestion projet si workflows spécifiques. C'est là que la personnalisation crée le plus de valeur.
Outils qui se chevauchent : 3 outils de tâches, 2 systèmes de doc. Consolidation évidente.
Coûteux sous-utilisés : Enterprise payé, Basic utilisé. Gaspillage clair.
Beaucoup de travail manuel : Exports/imports constants, intégrations fragiles. Coût caché énorme.
La Transition
Phase 1 : Audit (2-4 sem) Inventaire outils, mapping workflows, pain points, priorisation, plan de migration.
Phase 2 : Design (3-6 sem) Fonctionnalités core vs. nice-to-have, architecture, plan migration données, mockups.
Phase 3 : Développement (8-20 sem) Construction par modules, tests avec données réelles, formation power users, documentation.
Phase 4 : Migration (4-12 sem) Pilote sur un département, parallèle temporaire, validation, extension progressive, décommissionnement SaaS.
Phase 5 : Optimisation (continu) Feedback, ajustements, nouvelles fonctionnalités, mesure des gains.
Pièges
- Basculer tout d'un coup (trop risqué)
- Sous-estimer le change management
- Négliger la migration de données
- Construire trop de features d'un coup
- Oublier le budget d'évolution
Reprendre le Contrôle
Le SaaS n'est pas mauvais. Souvent c'est la bonne solution.
Mais le sprawl non contrôlé est un vrai problème. Dizaines d'outils qui ne se parlent pas. Employés qui copient-collent. Coûts qui grimpent. Dépendance totale sur des vendors.
À un certain point, reprendre le contrôle fait du sens—économiquement et opérationnellement.
Faites le calcul honnêtement. Incluez tout : abonnements, travail manuel, intégrations fragiles, frustration.
Si break-even <18-24 mois et ressources pour bien exécuter → la consolidation est un excellent investissement.
Si votre stack fonctionne bien → gardez-le.
La plupart des entreprises gagnent avec un hybride : SaaS qui fonctionnent + custom là où ça compte + intégration qui fait le pont.
Vous ne devriez pas payer 80 000$/an pour des outils qui vous ralentissent.
Si vos outils sont devenus le problème, il est temps de reconsidérer.
Prochaine Étape
Vous voulez auditer votre stack SaaS et évaluer si la consolidation fait du sens? On peut aider.
On fera les calculs honnêtement—et on vous dira si vous devriez garder vos outils ou consolider. Parfois la réponse est "votre stack est correct." Parfois c'est "vous perdez 150 000$/an sans le savoir."
Dans les deux cas, vous saurez.